법인설립 서류 12종 체크리스트 — 임원변경등기 양식까지
정관·주주명부·임원 취임 승낙서 등 법인설립 서류 12종을 발급처·유효기간·주의사항별 정리. 임원변경등기 신청서 양식과 자주 실수하는 3가지 포인트.
이 포스팅은 법인설립지원센터의 파트너 활동으로 작성되었으며, 소정의 수수료를 받을 수 있습니다.
목차
- 서류 하나로 등기가 반려된다
- 법인설립 서류 12종 전체 목록
- 서류별 상세 작성 포인트
- 가장 많이 실수하는 포인트 3가지
- 셀프 등기 vs 대행 시 서류 준비 차이
- Q&A: 자주 묻는 질문
- 정리: 요약
- 출처
법인설립 필요 서류 12종 체크리스트 — 2026년 기준
법인 설립 등기가 반려되는 원인의 80% 이상은 서류 문제다. 서류 하나가 누락되거나 유효기간이 지났거나 기재 항목이 빠지면 법원 등기국에서 보정 요청이 날아오고, 기간이 며칠 더 걸린다. 사전에 12종 서류를 완전히 갖추면 이런 상황을 방지할 수 있다.
이 글은 2026년 기준 주식회사 발기설립(1인 이상 발기인이 전액 인수하는 방식) 기준으로 작성됐다.
법인설립 서류 12종 전체 목록
| 번호 | 서류명 | 발급처 | 유효기간 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 정관 | 직접 작성 | 없음 | 절대적 기재사항 필수 |
| 2 | 발기인 총회 의사록 | 직접 작성 | 없음 | 발기인 서명 필수 |
| 3 | 이사회 의사록 | 직접 작성 | 없음 | 이사 2인 이상 시 필요 |
| 4 | 주주명부 | 직접 작성 | 없음 | 법원 제출 불필요, 비치 의무 |
| 5 | 임원 취임 승낙서 | 직접 작성 | 없음 | 이사·감사 각자 서명 |
| 6 | 인감증명서 (대표이사) | 주민센터 / 정부24 | 발급일로부터 3개월 | 인감도장 등록 필요 |
| 7 | 주민등록초본 (임원 전원) | 주민센터 / 정부24 | 발급일로부터 3개월 | 주소 이력 포함 발급 |
| 8 | 잔고증명서 | 거래 은행 창구 | 발급일로부터 3일 내외 | 발기인 명의 통장 |
| 9 | 법인인감도장 신청서 | 법원 제출 시 함께 | 없음 | 등기 신청 시 인감 신고 |
| 10 | 주식발행 사항 신고서 | 직접 작성 | 없음 | 자본금 총액·주식 수 기재 |
| 11 | 법인설립등기 신청서 | 법원 양식 / 인터넷등기소 | 없음 | 등록면허세 납부 영수증 첨부 |
| 12 | 사업자등록 신청서 | 홈택스 또는 세무서 | 없음 | 등기 완료 후 제출 |
서류별 상세 작성 포인트
1. 정관
정관은 법인의 근본 규칙이다. 상법 289조에 따른 절대적 기재사항이 빠지면 정관 자체가 무효가 되고 등기도 불가능하다.
절대적 기재사항:
- 목적 (구체적인 사업 내용을 열거)
- 상호 (주식회사 명칭 포함)
- 본점의 소재지 (도·시·군까지 기재)
- 자본금의 총액
- 발행할 주식의 총수
- 1주의 금액 (100원 이상)
- 발기인의 성명·주민등록번호·주소
목적사업은 나중에 추가·변경하려면 정관 변경 주주총회 결의 + 변경 등기가 필요하다. 처음부터 충분히 기재해두는 것이 유리하다.
2. 발기인 총회 의사록
발기인이 1인이면 "1인 주주가 다음 사항을 결의함"의 형식으로 작성한다. 반드시 포함해야 할 결의 사항:
- 정관 승인
- 이사 및 감사(또는 감사 생략) 선임
- 대표이사 선임
- 주식 납입 확인
의사록에 날짜, 장소, 발기인 서명을 빠뜨리는 경우가 많다. 보정 사유 1순위다.
3. 이사회 의사록
이사가 3인 이상이면 이사회를 구성하고 의사록을 작성해야 한다. 1인 이사 구조에서는 이사회가 구성되지 않으므로 이 서류는 생략 가능하다. 단, 이사가 2인인 경우 이사회 성립 여부가 불분명해지므로 법무 검토가 필요하다.
4. 주주명부
주주명부는 법원에 제출하는 서류가 아니다. 그러나 상법 352조에 따라 본점에 반드시 비치해야 하며, 사업자등록 신청 시 첨부 서류로 요구되는 경우가 있다. 주주명부에는 주주의 성명, 주소, 주민등록번호, 보유 주식 수와 종류를 기재한다.
5. 임원 취임 승낙서
이사·감사가 해당 직위를 승낙한다는 의사를 표시하는 문서다. 1인 법인이면 대표이사 본인이 서명한다. 인감도장을 날인해야 하며, 해당 인감은 인감증명서와 동일한 인감이어야 한다.
6. 인감증명서 (대표이사)
주민센터 또는 정부24에서 발급한다. 유효기간은 발급일로부터 3개월이며, 등기 신청 시점에 유효해야 한다. 인감증명서를 발급하려면 먼저 해당 주민센터에 인감도장을 등록해둬야 한다. 인감 등록 없이 인감증명서 발급 자체가 불가능하다.
7. 주민등록초본 (임원 전원)
임원(이사, 감사)의 주민등록초본이 각각 필요하다. 주소 변동 이력을 포함한 초본을 요구하는 경우가 있으므로 발급 시 이력 포함으로 신청한다.
8. 잔고증명서
발기인(또는 납입금 보관인) 명의 계좌의 잔액이 자본금 이상임을 증명하는 서류다. 은행 창구에서 "법인설립 자본금 납입 확인 잔고증명서" 목적으로 발급받는다. 유효기간이 짧으므로 (은행마다 다르지만 통상 3일 내외) 등기 신청일에 맞춰 발급해야 한다.
9. 법인인감도장 신청서
법인 설립 등기 신청 시 법인 인감을 함께 신고한다. 법인 인감도장을 미리 제작해두고 신청서에 날인하여 제출한다. 법인 인감은 이후 법인 계약, 어음, 각종 공문에 사용되므로 분실 위험 없이 관리해야 한다.
10. 주식발행 사항 신고서
발행하는 주식의 종류, 수, 1주의 발행가액, 납입한 자본금 총액을 기재한다. 형식은 법원이 제공하는 양식을 사용한다.
11. 법인설립등기 신청서
대법원 인터넷등기소 또는 법원 등기국에서 받을 수 있다. 등록면허세와 지방교육세를 납부한 영수증을 반드시 첨부해야 한다.
- 등록면허세: 자본금의 0.4% (서울 기준) / 자본금 × 0.2% + 정액 방식 병용
- 지방교육세: 등록면허세의 20%
| 자본금 | 등록면허세 | 지방교육세 | 합계 |
|---|---|---|---|
| 500만원 | 112,500원 | 22,500원 | 135,000원 |
| 1,000만원 | 40,000원 | 8,000원 | 48,000원 |
| 3,000만원 | 120,000원 | 24,000원 | 144,000원 |
| 5,000만원 | 200,000원 | 40,000원 | 240,000원 |
※ 등록면허세는 과세표준(자본금)에 따라 0.4%이되, 서울특별시는 3배 중과세(수도권 과밀억제권역 적용 시). 실제 납부액은 위택스(wetax.go.kr)에서 계산 가능.
12. 사업자등록 신청서
법인 등기 완료 후 관할 세무서 또는 홈택스에서 신청한다. 등기부등본, 정관 사본, 사업장 임대차 계약서(또는 사용승낙서)가 함께 필요하다.
가장 많이 실수하는 포인트 3가지
실수 1. 정관 목적사업 누락
목적사업 항목에 실제로 영위할 사업이 포함되지 않은 채 등기가 완료된 사례가 많다. 예를 들어 "소프트웨어 개발업"은 넣었지만 "전자상거래업"을 빠뜨린 경우, 추후 온라인 판매를 하려면 정관 변경 + 변경 등기 비용이 추가로 발생한다. 처음 작성 시 향후 사업 방향을 충분히 반영해야 한다.
실수 2. 자본금 잔고 시점 불일치
잔고증명서의 발급일과 실제 등기 신청일 사이의 간격이 크거나, 잔고증명서 발급 이후 해당 계좌에서 출금이 발생하면 자본금 납입 사실이 의심받을 수 있다. 잔고증명서 발급 후 등기 신청 전까지 해당 계좌에서 인출은 하지 않는 것이 원칙이다.
실수 3. 인감증명서 유효기간 초과
인감증명서의 유효기간은 발급일로부터 3개월이다. 서류를 미리 챙겨두다 등기 신청이 늦어져 기간이 초과되는 경우가 발생한다. 등기 신청 예정일 2~3일 전에 발급하는 것이 안전하다.
셀프 등기 vs 대행 시 서류 준비 차이
| 항목 | 셀프 등기 | 대행 서비스 |
|---|---|---|
| 정관 작성 | 본인이 직접 작성 (법적 검토 없음) | 전문가 검토 포함 |
| 의사록 작성 | 샘플 참고 후 직접 작성 | 서비스에서 제공 |
| 서류 누락 위험 | 높음 (보정 요청 가능) | 낮음 |
| 전체 기간 | 보정 발생 시 5~10일 이상 | 3~5일 |
| 비용 | 실비만 (등록면허세·인지세) | 서비스 수수료 포함 15~30만원 |
셀프 등기는 비용을 아낄 수 있지만, 서류 오류로 인한 보정 요청이 발생하면 오히려 시간이 더 걸린다. 1회성으로 법인을 설립하는 경우 대행 서비스를 활용하는 것이 실무적으로 효율적인 선택일 수 있다.
Q&A: 자주 묻는 질문
Q. 정관에 공증이 필요한가?
발기설립 방식(발기인이 설립 시 발행 주식 전부를 인수)의 경우 정관 공증이 불필요하다. 상법 292조 개정(2009년)으로 발기설립 시 공증이 면제됐다. 다만 모집설립(제3자에게 주식을 공개 모집하는 방식)은 공증이 필요하다. 1인 법인 포함 대부분의 소규모 법인은 발기설립 방식이므로 공증 없이 설립 가능하다.
Q. 외국인도 발기인이 될 수 있는가?
외국인도 발기인이 될 수 있다. 단, 외국인이 발기인인 경우 주민등록초본 대신 외국인등록증 사본과 국적 증명 서류가 필요하며, 인감 대신 서명으로 대체할 수 있다. 외국인 투자 기업의 경우 외국인투자촉진법에 따라 외국인투자신고를 별도로 해야 할 수 있다.
Q. 인감도장이 없으면 서명으로 대체 가능한가?
법인설립 등기 신청 시 대표이사의 인감증명서와 인감 날인이 원칙이다. 그러나 본인서명사실확인서(정부24에서 발급 가능)로 인감증명서를 대체할 수 있다. 이 경우 인감 날인 대신 서명으로 처리 가능하다. 단, 본인서명사실확인서도 발급일로부터 3개월 내 유효하다.
Q. 등기 후 정관을 수정하려면 어떻게 해야 하는가?
정관 변경은 주주총회 특별결의(출석 주주 2/3 이상 찬성, 발행주식 총수의 1/3 이상 찬성)로 가능하다. 1인 법인이라면 1인 주주가 전부이므로 결의 자체는 간단하다. 변경 후 2주 이내에 변경 등기를 해야 하며, 등록면허세가 다시 발생한다. 비용과 절차를 고려하면 처음 정관 작성 시 충분히 넓게 설계하는 것이 유리하다.
Q. 서류 일부를 전자 파일로 제출할 수 있는가?
대법원 인터넷등기소(iros.go.kr)를 통한 온라인 등기 신청 시 일부 서류를 전자 문서로 제출할 수 있다. 다만 인감증명서·잔고증명서 등 원본 제출이 요구되는 서류는 스캔 파일 업로드로 처리되며, 법원이 원본 제출을 요구하면 방문해야 한다. 온라인 접수는 처리 기간 단축보다 이동 비용 절감 측면에서 유리하다.
정리: 요약
- 법인설립 서류는 총 12종이며, 서류별 발급처·유효기간·주의사항이 다르다
- 절대 기재사항을 빠뜨린 정관, 유효기간이 지난 인감증명서·잔고증명서가 가장 흔한 보정 사유
- 발기설립 방식은 정관 공증 불필요 (2009년 상법 개정 이후)
- 외국인 발기인 가능, 인감 대신 본인서명사실확인서 대체 가능
- 서류 12종을 완벽하게 갖추면 등기 신청 후 1~2영업일 내 완료 가능
서류 준비가 까다롭거나 처음 법인을 설립한다면, 법인설립지원센터에서 서류 작성부터 등기 완료까지 원스톱으로 지원받을 수 있다.